Privacyverklaring

Uw persoonsgegevens zijn goed beveiligd
Dit is de privacyverklaring van Buro3. Deze verklaring ziet op de verzameling en verwerking van
persoonsgegevens van zowel onze medewerkers als onze cliënten.
De bescherming van privacy is belangrijk voor u en voor ons. Wij gaan zorgvuldig met uw
persoonsgegevens om. Uiteraard handelt Buro3o volgens de eisen van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming en de toepasselijke wette en richtlijnen vanuit de Europese Unie en de
landelijke overheid. Hieronder zijn uw belangrijkste rechten en plichten op het gebied van privacy
weergegeven en gaan wij in op de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, welke
processen en protocollen wij hanteren en hoe wij de veiligheid van u en uw gegevens waarborgen.
Om ervoor te zorgen dat u altijd op de hoogte blijft van de actuele stand van zaken rondom de
verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens herzien wij deze Privacyverklaring periodiek.
Stelt u zich er dus zeker van dat u altijd beschikt over de actuele versie van de Privacyverklaring
wanneer u een beroep doet op één van uw rechten zodat wij u zo efficiënt mogelijk van dienst
kunnen zijn.

Definities

• Verwerkingsverantwoordelijke, hierna te noemen verantwoordelijke: Buro3o, gevestigd te
  Rosmalen, ingeschreven bij de kamer van koophandel onder nummer ; 51928566
• Verwerker: Partijen die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke
  persoonsgegevens verwerkt

Voldoen aan privacywetgeving
Buro3o is een organisatie die valt onder de toepassing van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. Wij werken er hard aan om blijvend te voldoen aan de eisen die deze
verordening en andere wetgeving aan ons stelt. Zo hebben wij een functionaris
gegevensbescherming aangesteld en houden wij in een zogeheten ‘Verwerkingenregister’ bij welke
soorten gegevens wij op welke manier verwerken

Welke gegevens?
Voor het aanleggen van een zorgdossier zullen wij gegevens verzamelen zoals uw naam,
geboortedatum, BSN en adres. Daarnaast verzamelen wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor het
bepalen van de zorg die u nodig heeft. Het gaat dan om bijvoorbeeld de indicatie voor zorgverlening
die u heeft ontvangen van het zorgkantoor of uw gemeente, het verslag van de gesprekken die wij
met u voeren, het gezamenlijk afgesproken zorgplan en de evaluaties die wij uitvoeren. Wanneer het
nodig is om gegevens op te vragen bij bijvoorbeeld uw eerdere zorgverlener zullen ook deze
gegevens met uw toestemming onderdeel worden van het dossier.
Van onze medewerkers verzamelen wij gegevens die nodig zijn in de uitvoering van de arbeidsrelatie.
Naast NAW en contactgegevens gaat het hier onder andere om het verzamelen van gegevens
rondom verzuim en reïntegratie.

Doelbinding
Buro3o verzamelt en verwerkt gegevens ten behoeve van:

• Het sluiten van en uitvoering geven aan een zorgovereenkomst die wordt gesloten met
  individuele cliënten
• Het uitvoering geven aan overeenkomsten die zijn gesloten met
  gemeente(n)/zorgverzekeraars/zorgkantoren;
• Het kunnen declareren van geleverde zorg bij zowel cliënten als
  gemeente/zorgverzekeraar/zorgkantoor;
• Het behandelen van incidenten en klachten met betrekking tot de zorgverlening, in het kader
  van de Wet Kwaliteit, Klachten en geschillen Zorg;
• Het sluiten van en uitvoering geen aan arbeidsovereenkomsten met medewerkers, inclusief
  het uitvoering geven aan hieraan gekoppelde wetgeving zoals de
  Arbeidsomstandighedenwet;
• Het kunnen voeren van een verplichte verzuimregistratie

Bescherming gegevens
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om. Onze systemen zijn goed beveiligd zodat onbevoegden
geen toegang hebben tot uw gegevens. U bepaalt wie uw gegevens mag inzien, uw toestemming
voor het delen van gegevens leggen wij schriftelijk vast. Wij hebben passende technische en
organisatorische maatregelen genomen om misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen.
Deze beveiliging houdt onder andere in dat:

• wij onze digitale systemen beveiligen met wachtwoorden die regelmatig moeten worden
  gewijzigd;
• papieren dossiers in afgesloten kasten worden bewaard waar alleen bevoegde personen
  toegang toe hebben;
• wij periodiek toetsen of wij nog voldoen aan de gestelde richtlijnen en regels rondom
  beveiliging van persoonsgegevens

Alle medewerkers van Buro3o zijn op de hoogte van de geldende regels met betrekking tot uw
persoonsgegevens. Bij indiensttreding tekenen zij als onderdeel van de arbeidsovereenkomst een
geheimhoudingsverklaring. Ook van ingehuurde krachten en onze leveranciers die te maken krijgen
met uw persoonsgegevens vragen wij de geheimhoudingsverklaring. Met leveranciers die uw
gegevens moeten verwerken hebben wij daarnaast via aparte verwerkersovereenkomsten afspraken
gemaakt over de verwerking.

Melden van datalekken
Ondanks dat wij de grootste zorgvuldigheid betrachten is het mogelijk dat persoonsgegevens
zichtbaar worden voor onbevoegden of juist verloren gaan. We spreken dan van een datalek. Bij een
datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens of vernietiging, wijziging of vrijkomen van
gegevens zonder dat dat de bedoeling is. Onder een datalek valt dus niet alleen het vrijkomen
(lekken) van gegevens, maar ook het onrechtmatig verwerken van gegevens. Er is sprake van een
datalek als er inbreuk is op de beveiliging zoals bedoeld in artikel 13 van de WBP.
Voor de omgang met datalekken heeft Buro3o een procedure opgesteld waarin omschreven is welke
stappen wij zetten om de schade zo veel mogelijk te beperken, welke partijen wij informeren en op
welke manier wij u als belanghebbende op de hoogte houden.

Inzien van gegevens
U mag op elk gewenst moment vragen om inzage van uw gegevens, wij zullen u dit in principe nooit
weigeren. Wel kan het zijn dat we u niet alle gegevens kunnen laten inzien omdat hiervoor eerst
toestemming nodig is van andere betrokken personen. In overleg met uw vaste zorgverlener zoeken
wij hiervoor dan een passende oplossing. Wanneer u een schriftelijk verzoek wilt doen om inzage te
krijgen in uw gegevens vragen wij u om dit verzoek te ondertekenen en een kopie bij te voegen van
uw identiteitsbewijs. Voor het inzien van gegevens, elektronisch of op papier zullen wij u geen kosten
in rekening brengen.

Wijzigen van gegevens
U kunt op elk moment gedurende uw zorgverlening of na beëindiging van uw zorgverlening het
verzoek bij ons indienen om uw gegevens te wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat u verhuisd
bent. U kunt alleen de feitelijke gegevens laten aanpassen, het is niet mogelijk om bijvoorbeeld een
rapportage van één van uw zorgverleners na afloop aan te laten passen. U kunt wel altijd vragen om
uw commentaar aan dit soort rapportages te laten toevoegen.

Meenemen van gegevens
Wanneer u gegevens hebt aangeleverd aan ons als zorgverlener, hebt u altijd het recht om deze
gegevens ook weer te delen met andere partijen. In het geval het gaat om gegevens die elektronisch
bij Buro3o zijn opgeslagen zullen wij verplicht zijn u deze gegevens op uw verzoek ter beschikking te
stellen. Dit doen wij in een format wat voor u bruikbaar is en zodat u ook goed in staat bent om de
gegevens te delen.

Vernietigen van gegevens
U kunt ons verzoeken om na beëindiging van de zorgverlening uw dossier of delen daarvan te
vernietigen. Wij zullen dit altijd doen, tenzij wij door de wet verplicht zijn om de gegevens voor een
bepaalde termijn te bewaren. Gegevens over de declaratie van uw zorgverlening moeten wij
bijvoorbeeld minimaal 7 jaar bewaren. Ook wanneer het duidelijk is dat andere personen een groot
belang hebben bij het behouden van de gegevens en dat belang zwaarder weegt dan uw belang bij
vernietiging van de gegevens mogen wij niet overgaan tot vernietiging. Hierover zullen wij altijd met
u in gesprek gaan om te kijken naar passende oplossingen.

Bezwaren
Mocht u van mening zijn dat wij ten onrechte gegevens hebben verzameld, u geen inzage hebben
gegeven of één van uw andere rechten hebben geschonden, kunt u hierover een klacht indienen bij
onze functionaris gegevensbescherming danwel de externe geschilleninstantie. Dhr B van Swam is
binnen Buro3o verantwoordelijk voor vragen en opmerkingen rondom de bescherming en
verwerking van uw gegevens.